Planificar el evento perfecto significa saber quién es su público desde el principio, y hacer preguntas de encuesta antes del evento es una forma fantástica de conocerlo.
En este artículo, nos adentraremos en el propósito de las encuestas previas a los eventos, qué preguntas puede hacer y cómo pueden utilizarse para mejorar su evento incluso antes de que comience.
Índice
¿Qué es una encuesta previa a un acontecimiento?
Las encuestas previas a los actos se realizan antes de un acto, con el fin de obtener información de los asistentes sobre sus expectativas, preferencias y necesidades.
Los organizadores de eventos utilizan estas encuestas para adaptar los actos en función de los comentarios recibidos.
¿Cómo pueden las encuestas previas a los actos mejorar la planificación de los mismos?
Las ventajas de las encuestas previas a los eventos son numerosas, pero veamos algunos ejemplos concretos de cómo pueden mejorar sus próximos eventos:
- Medir las expectativas: Averigüe qué esperan conseguir los invitados con el acto, a fin de adaptar la mayor parte posible de las sesiones y los contenidos a esos objetivos comunes.
- Relevancia del contenido: Comprenda los principales intereses de su público para seleccionar a los mejores ponentes, temas y sesiones.
- Planificación de la sesión: Recopile datos de los asistentes sobre las horas preferidas para las sesiones, la frecuencia de los descansos y el periodo de socialización para adaptarlos al mayor número posible de horarios.
- Concienciación sobre eventos: Averigüe cómo se enteraron los asistentes de su evento para optimizar los esfuerzos de marketing para futuros eventos o incluso realizar estudios de mercado.
- Inscripción: Calcule el número de invitados que podrían asistir a su evento para fijar un presupuesto, seleccionar un lugar de celebración y hacer otros preparativos.
- Preferencias de menú: Acomode al mayor número posible de asistentes sabiendo lo que pueden y no pueden comer o beber.
- Requisitos especiales: Asegúrese de que su el acontecimiento sea lo más accesible posible a todos los que deseen asistir.
Modelo de encuesta previa al acto
Hemos preparado una plantilla de encuesta previa al evento para que pueda empezar:
(Esta es una versión preliminar de una encuesta, no se enviarán ni guardarán datos de respuesta).
25 Preguntas de la encuesta previa al acto
Sin más dilación, entremos de lleno en nuestra lista esencial de 25 preguntas para encuestas previas a eventos que le ayudarán a planificar el evento perfecto.
Estos preguntas de la encuesta abarcan una serie de aspectos, desde la información personal hasta las preferencias, las expectativas y la retroalimentación.
Los organizadores de eventos pueden utilizar esta información para adaptar el acto a las necesidades e intereses de los asistentes, creando una experiencia más atractiva y satisfactoria para todos.
Deberás asegurarte de que reúnes un montón de datos cuantitativos para seguir y medir el éxito, pero también lo suficiente datos cualitativos para comprender por qué se eligieron esas respuestas.
Información para los asistentes
1. Nombre
2. Empresa
3. Cargo
4. 4. Información de contacto
Conocimiento y experiencia en eventos
5. ¿Cómo se enteró de este acontecimiento?
6. ¿Ha asistido anteriormente a este acto?
7. ¿Ha asistido a un acto similar en el pasado?
8. ¿Hay algo que le gustaría que se hiciera de otra manera, basándose en sus experiencias anteriores?
Expectativas
9. ¿Qué espera conseguir o aprender en este acto?
10. ¿Qué temas le gustaría que se trataran en el acto?
11. ¿Hay algún ponente que le gustaría o espera ver en el acto?
12. En una escala del 1 al 10, ¿qué ilusión le hace asistir a este acto?
Logística y calendario
13. ¿A qué hora prefiere que se celebren las sesiones? (mañana, tarde, noche)
14. ¿Con qué frecuencia le gustaría que se hicieran pausas a lo largo del acto?
15. ¿En cuántas sesiones se sentiría cómodo al día?
Trabajo en red y socialización
16. ¿Está interesado en sesiones específicas de networking durante el evento?
17. ¿Prefiere una sesión de networking estructurada o un acto social informal?
18. ¿Hay algún tipo específico de profesionales o sectores con los que le gustaría conectar?
Contenido y formatos de las sesiones
19. ¿Qué tipo de contenidos le interesan más (conferencias magistrales, seminarios, paneles, etc.)?
20. ¿Hay algún formato específico que prefiera (sesiones de preguntas y respuestas, talleres interactivos, estudios de casos)?
21. ¿Cómo calificaría su nivel de experiencia en la materia?
Accesibilidad
22. ¿Necesita algún tipo de alojamiento o asistencia especial para el acto?
23. ¿Cómo prefiere acceder a los materiales del evento (aplicación móvil, materiales impresos, sitio web, correo electrónico)?
Catering
24. ¿Tiene algún requisito dietético especial (vegano, vegetariano, sin gluten)?
25. ¿Le interesaría tener barra libre por la noche?
Conclusión
Para recabar opiniones antes del acto, lo mejor es ponerse en contacto por correo electrónico con todas las personas que hayan mostrado interés.
Con FreeOnlineSurveys, puede enviar campañas por correo electrónico con una encuesta previa al evento, hacer un seguimiento de quién responde y, a continuación, enviar una encuesta posterior al evento una vez que éste haya finalizado.
Esto es todo por ahora. Si desea añadir algo a la lista de preguntas de la encuesta previa al evento, no dude en comunicárnoslo.
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